BLOG

Bereid je Skype For Business gebruikers voor op de migratie naar Microsoft Teams

Elke organisatie die Skype For Business Online heeft zal het wel gedacht hebben: wat moet er gebeuren nu Microsoft ook Teams heeft gelanceerd als volwaardig communicatie – en samenwerkingsplatform? Skype For Business was immers een gevestigde waarde in veel bedrijven en ondersteunde hen in hun digitale transformatie. Maar sinds de lancering en verbetering van Teams rees de vraag of beide tools kunnen co-existeren?  Konden ze complementair zijn of zou dit puur afhangen van de keuze van het IT departement? 

Teams, de all-in oplossing om beter en efficiënter samen te werken.

Sinds de lancering ervan in 2017 was het al duidelijk dat Teams het nieuwe samenwerkings- en communicatieplatform zou worden waar alle medewerkers kunnen samenwerken. Er werd fors geïnvesteerd in de optimalisatie ervan en de uitbreidingen van de functionaliteiten maakten van Teams een krachtige all-in oplossing die vandaag al meer dan 13 miljoen gebruikers telt en Slack volledig heeft ingehaald. Teams combineert chat, video, bellen en document collaboratie in één app en dompelt je onder in de nieuwe manier van werken waar alles snel wordt gevonden en logisch geordend staat.

Alles op één plek dankzij tools om realtime samen te werken.Teams Office 365

  • Krijg toegang en deel documenten van overal dankzij Microsoft teams desktop, web en mobiele apps.
  • Verbonden met elkaar om beter samen te werken over verschillende projecten heen zonder het overzicht te verliezen van de notificaties.
  • Co-creëer op hetzelfde moment documenten met de populaire Office 365 apps zoals Word, Excel en Powerpoint.

 

Teams is zo veel meer dan puur een communicatietool. En net om die reden heeft Microsoft enkele weken geleden aangekondigd dat Skype4 Business Online stopgezet zal worden in 2021 en zich volledig zal focussen op Teams. Voor Microsoft is Teams een nieuw hoofdstuk in de digitale transformatie voor bedrijven. Een migratie van Skype For Business Online naar Teams is meer dan een technische migratie. Het vertegenwoordigt een transformatie in hoe gebruikers communiceren en samenwerken, en zoals altijd is een verandering niet altijd eenvoudig.

Net geen 24 maanden om over te stappen op Teams

Teams chat call meetingsWe weten al een tijdje dat Microsoft de stekker uit Skype For Business Online ging trekken en die ging vervangen door Teams, maar nu is er ook een datum bekend. Skype For Business Online diensten worden stopgezet op 31 juli 2021. Alle ondersteuning en support wordt dan ook stopgezet. Dit geeft bestaande Skype For Business Online gebruikers genoeg tijd om te migreren naar Teams. Nieuwe Office 365 klanten worden vanaf heden meteen geonboard naar Teams voor chat, vergaderingen en oproepen. De reden dat Microsoft deze aankondiging 2 jaar op voorhand maakt toont aan hoe belangrijk het is om de migratie naar Teams goed aan te pakken. 

 

Bereid de gebruikers nu al voor op verandering

We kunnen het niet genoeg benadrukken maar een grote verandering in een organisatie staat of valt door de eindgebruikers. In dit geval zal heel het telefonie- en chatsysteem, iets wat werknemers dagelijks gebruiken, veranderen. De manier waarop mensen hun documenten delen en beveiligen ook.  Het goede nieuws is dat je tijdens de migratie natuurlijk gewoon nog gebruik kunt blijven maken van Skype For Business tegelijkertijd je gebruikers vertrouwd kan maken met Teams. Hoe zorg je voor een succesvolle migratie van Skype For Business naar teams?

Het vijfstappenplan voor de migratie naar Teams

 

  1. Stel eerst een governance team samen. Wie zijn de beslissingsmakers, uit welke departementen gaan we mensen betrekken?
  2. De Teams workshop: Wat kan Teams allemaal? Welke functionaliteiten bestaan er en welke zou ik mogelijks nodig kunnen hebben? Analyseer hoe de huidige collaboratiesystemen intern werken, krijg meer inzichten in wat jouw organisatie nodig heeft en bepaal de doelen. Werk ook samenwerkings- en communicatiescenario’s uit.
  3. Stel een roadmap op voor een succesvolle implementatie technisch en op vlak van je gebruikers. Indien je de oplossing uitrolt zonder enige begeleiding, is de kans reëel dat de gebruikers de nieuwe tools niet zullen gebruiken zoals initieel verwacht. Eindgebruikers maken deel uit van het migratieplan en daarvoor is ook een adoption plan zeer welkom. Hoe communiceer je daarover? En welke materialen gebruik je best hiervoor? Hoe ondersteun je je gebruikers? Veel vragen duiken op in de manier waarop het adoption plan uitgevoerd moet worden. Gaan we test scenario’s uitwerken die de medewerkers in kleine groepjes zullen uitvoeren of werken we klassikaal? Openen we een Yammer kanaal voor vragen? Lanceren we tips & tricks per functionaliteit? Er verstaan verschillende mogelijkheden, maar een ding is zeker: laat je begeleiden door een erkende Microsoft partner die ervaring heeft in change management.
  4. Implementeer de upgrade. Definieer wanneer je Teams uitrolt in je organisatie en bespreek op voorhand hoe je Skype zal uitfaseren en wanneer. Probeer de beste transitie-ervaring te bezorgen en beperk de ongemakken tot een minimum.
  5. Verdere optimalisatie voor een geslaagde migratie. Hou in de gaten hoe Teams wordt opgevangen in jouw organisatie en stuur het adoption plan bij waar nodig. Analyseer ook de tevredenheid van de gebruikers en de problemen die mogelijks opduiken. Alleen zo kun je het gebruik van Teams verder optimaliseren en écht productiever samenwerken. 

On premise versie van Skype For Business blijft  bestaan

Hoewel Skype For Business Online in 2021 wordt stopgezet, geldt dit niet voor de on-premise versie van Skype For Business. De Skype For Business Server 2019 blijft na 31 juli 2021 gewoon actief aangezien deze versie geniet support tot minimaal 2024.

Heeft jouw organisatie Skype For Business Online en wil je meer informatie over hoe wij de migratie naar Teams pragmatisch aanpakken met de grootste aandacht voor de eindgebruikers? Aarzel dan zeker niet om ons te contacteren!

Ik wil migreren naar Teams